Ein eBO-Postfach schafft für Berufsbetreuer einen sicheren Übermittlungsweg zur Justiz und hilft, Schriftverkehr, Eingangsbestätigungen und Unterlagen geordnet zu bearbeiten.
Wer regelmäßig Berichte, Vergütungsanträge und Rechnungslegungen einreicht, sollte die Einrichtung nicht erst angehen, wenn die nächste Frist drängt. Entscheidend ist allerdings nicht allein das Postfach: Auch Formvorgaben, Empfangskontrolle und Ablage müssen stimmen.
Sie suchen zunächst einen allgemeinen Überblick? Lesen Sie unseren Einstieg Was ist ein eBO-Postfach – und für wen lohnt es sich?
Was ist ein eBO-Postfach?
eBO steht für besonderes elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach. Es ermöglicht den sicheren elektronischen Austausch mit der Justiz. Die Identität der Postfachinhaber wird geprüft; Nachrichten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen. Ein eBO ist deshalb kein gewöhnliches E-Mail-Konto.
Für rechtliche Betreuer ist vor allem die Kommunikation mit Betreuungsgerichten relevant. Welche weiteren Empfänger erreichbar sind, hängt von deren Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr und vom eingesetzten Produkt ab. Nicht jede Einrichtung ist automatisch über eBO erreichbar. Grundlagen erläutert das Justizportal EGVP.
Ist eBO für Berufsbetreuer Pflicht?
Elektronischer Empfang und elektronische Einreichung sind zwei unterschiedliche Fragen. Die Aussage „Alle Berufsbetreuer müssen jedes Schreiben über eBO versenden“ ist zu pauschal.
Empfang: einen sicheren Übermittlungsweg eröffnen
§ 173 Absatz 2 ZPO verpflichtet unter anderem sonstige in professioneller Eigenschaft am Prozess beteiligte Personen, bei denen von erhöhter Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann, einen sicheren Übermittlungsweg für elektronische Zustellungen zu eröffnen. Diese Regelung ist für berufliche Betreuer relevant. Für Zustellungen nach dem FamFG verweist § 15 Absatz 2 auf die Zustellungsvorschriften der ZPO. Ein eBO ist ein geeigneter Weg, diese elektronische Erreichbarkeit herzustellen; das Gesetz schreibt an dieser Stelle keinen bestimmten Anbieter vor.
Rechtsgrundlagen: § 173 ZPO und § 15 FamFG.
Versand: keine pauschale Pflicht allein durch den Beruf
§ 14b FamFG nennt insbesondere Rechtsanwälte, Notare, Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts. Allein die Tätigkeit als selbstständiger Berufsbetreuer begründet nach dieser Vorschrift keine allgemeine Pflicht, sämtliche schriftlichen Anträge elektronisch einzureichen. Wer zugleich einer ausdrücklich erfassten Berufsgruppe angehört, muss seine besondere Rechtsstellung berücksichtigen. Maßgeblich ist § 14b FamFG.
Weniger Medienbrüche. Mehr Übersicht.
Der Nutzen entsteht dort, wo heute dieselben Unterlagen mehrfach bearbeitet werden: Schreiben erstellen, ausdrucken, unterschreiben, einscannen, versenden und anschließend wieder ablegen. Ein durchdachter elektronischer Ablauf kann mehrere dieser Schritte entbehrlich machen.
- Unterlagen digital weiterverarbeiten: Berichte, Anträge und Anlagen müssen für den Versand nicht erst zu Papier werden.
- Versand nachvollziehbar dokumentieren: Eingangsbestätigungen lassen sich gemeinsam mit den versandten Dateien in der jeweiligen Akte ablegen.
- Posteingang strukturiert bearbeiten: Zuständigkeiten, Wiedervorlagen und Fristen werden unmittelbar an den Eingang angeschlossen.
- Bestehende Software weiterverwenden: Ein eigenständiges Postfach kann sinnvoll sein, wenn die vorhandene Aktenverwaltung erhalten bleiben soll.
eBO ersetzt weder die fachliche Prüfung eines Schreibens noch eine sorgfältige Fristenkontrolle. Es verbessert den Übermittlungsweg. Wie viel Zeit Ihr Büro tatsächlich spart, hängt von den bisherigen Abläufen und der Einbindung in die Aktenführung ab.
Ein Postfach allein macht noch keine wirksame Einreichung.
Bei formgebundenen elektronischen Einreichungen verlangt § 130a Absatz 3 ZPO grundsätzlich entweder eine qualifizierte elektronische Signatur oder die Signatur der verantwortenden Person zusammen mit der Einreichung auf einem sicheren Übermittlungsweg. Bei der zweiten Variante müssen Signatur, verantwortliche Person und Versand zusammenpassen. Ein beliebiger Versand durch Mitarbeitende darf deshalb nicht ungeprüft gleichgesetzt werden.
Die automatisierte gerichtliche Eingangsbestätigung dokumentiert den Eingangszeitpunkt. Sie ist keine Bestätigung, dass Inhalt, Form oder Antrag rechtlich einwandfrei sind. Quelle: § 130a Absätze 3 und 5 ZPO.
Für elektronische Dokumente sieht § 2 ERVV grundsätzlich PDF vor. Eine HTML-Datei oder ein Link zu einem Dokument ist dafür kein gleichwertiger Ersatz. Zusätzlich sind die jeweils geltenden technischen Vorgaben zu beachten. Quelle: § 2 ERVV.
Die Kontrolle vor und nach dem Versand
- Richtiges Gericht und zutreffendes Aktenzeichen prüfen.
- Endfassung und vollständige Anlagen öffnen und kontrollieren.
- Dateiformat, Signatur und Versandberechtigung prüfen.
- Nach dem Versand die gerichtliche Eingangsbestätigung kontrollieren.
- Versandunterlagen und Nachweise zur Akte speichern.
Bei einer elektronischen Zustellung kann außerdem ein elektronisches Empfangsbekenntnis erforderlich sein. Es ist nicht mit der Eingangsbestätigung des eigenen Versands zu verwechseln. § 173 Absatz 3 ZPO regelt den entsprechenden Nachweis.
eBO einrichten: Technik und Zuständigkeiten gemeinsam planen.
Zur Neueinrichtung gehören eine geeignete Anwendung, die Anlage des Postfachs und eine Identitätsprüfung. Welche Identifizierungsmöglichkeiten bestehen, beschreibt das Justizportal zum eBO.
Im Büro sollte vor dem ersten produktiven Einsatz feststehen, wer Eingänge kontrolliert, wer bei Urlaub oder Krankheit vertritt und wo Nachrichten samt Nachweisen abgelegt werden. Zertifikate und Zugangsdaten gehören an einen geschützten Ort, nicht unverschlüsselt in eine gewöhnliche E-Mail.
Bereits ein eBO vorhanden?
Öffnen Sie „Vorhandenes Postfach übernehmen“. Halten Sie Ihre SAFE-ID und eine vorhandene eBO-Zertifikatsdatei mit der zugehörigen PIN bereit. Die Übernahme wird beim Anbieter geprüft. Die Eingabe erfolgt im geschützten Zugang; Nachrichtenarchive werden nicht automatisch übernommen. Stimmen Sie den Wechsel so ab, dass der Nachrichtenabruf nicht unkoordiniert in zwei Anwendungen gleichzeitig läuft.
Wer seine gesamte Büroorganisation digitalisieren möchte, findet ergänzend Informationen zur Betreuersoftware MANDREO, zur digitalen Rechnungslegung und zur Dokumentenverwaltung mit OCR.
Betreuersoftware mit eBO: gemeinsam arbeiten, getrennt buchen.
Mit MANDREO können rechtliche Betreuer ihre Akten, Dokumente und Finanzen verwalten und ein separat gebuchtes eBO-Postfach in der Betreuersoftware nutzen. So bearbeiten Sie Ihre Büroaufgaben und Gerichtspost in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung.
Das Softwareabo und das eBO-Postfach sind eigenständige Verträge mit eigener Abrechnung. eBO ist nicht automatisch im Softwarepreis enthalten. Wer ausschließlich ein Postfach benötigt, kann MANDREO eBO auch ohne Softwareabo im Browser verwenden.
Sie nutzen bereits die MANDREO Betreuersoftware? Melden Sie sich hier mit Ihren gewohnten Büro-Zugangsdaten an. Sicher anmelden · MANDREO Betreuersoftware kennenlernen
Funktionen der Betreuersoftware ansehen · Softwarepreise und separates eBO-Angebot vergleichen
Was kostet ein eBO-Postfach bei MANDREO?
29,- € brutto / Monat
Je persönlichem Postfach, inklusive 19 % Umsatzsteuer. Eine zusätzliche Lizenz für die MANDREO-Betreuersoftware ist nicht erforderlich.
Das eigenständige Angebot umfasst ein persönliches eBO-Postfach im Browser mit Posteingang, Versand, PDF-Anlagen und Versandstatus.
Eine direkte Integration in fremde Betreuersoftware ist nicht automatisch enthalten. Der direkte Austausch mit anderen eBO-Postfächern wird im angebotenen System nicht unterstützt. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar. Die Abrechnung beginnt erst ab bestätigter Betriebsbereitschaft.
Eigenständiges eBO-Postfach buchen →Was vor der Entscheidung wichtig ist.
Reicht eine normale E-Mail an das Gericht?
Für eine formgebundene elektronische Einreichung ist eine gewöhnliche E-Mail nicht mit den Anforderungen des § 130a ZPO gleichzusetzen. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass ein per E-Mail versandtes PDF eine erforderliche Form wahrt. Rechtsgrundlage: § 130a ZPO.
Ist eBO die einzige elektronische Möglichkeit?
Nein. Die Justiz nennt auch „Mein Justizpostfach“ als kostenfreie Möglichkeit für Bürgerinnen und Bürger. Für ein professionelles Betreuungsbüro sollten zusätzlich Arbeitsabläufe, Vertretung, Ablage und der konkrete Funktionsumfang geprüft werden. Informationen der Justiz zu den Zugangswegen.
Muss ich für MANDREO-eBO meine Aktenverwaltung wechseln?
Nein. Das eigenständige Angebot ist auch ohne MANDREO-Softwarelizenz erhältlich. Ein separates Postfach bedeutet allerdings nicht automatisch eine technische Anbindung an Ihr bisheriges Programm.
Wann sollte ich mit der Einrichtung beginnen?
Mit ausreichend Vorlauf. Identifizierung, gegebenenfalls Anbieterwechsel und die Einrichtung der Büroabläufe sollten abgeschlossen sein, bevor eine dringende Einreichung davon abhängt.
Ihr Postfach. Auf Ihren Geräten.
Nutzen Sie das eigenständige eBO-Portal im aktuellen Browser – am Windows-PC oder Mac, mit dem Notebook unterwegs sowie auf Tablet und Smartphone. Dafür ist keine zusätzliche Desktopsoftware nötig. Sie benötigen eine Internetverbindung und Ihren persönlichen Zugang.
Sie können Ihr Postfach auf mehreren eigenen Geräten nutzen. Ein Gerätewechsel erfordert kein weiteres Postfachabo. Bewahren Sie Ihre Zugangsdaten und Zertifikate geschützt auf und melden Sie sich auf gemeinsam verwendeten Geräten wieder ab.
Teamarbeit in der Betreuersoftware: In der MANDREO-Betreuersoftware lassen sich weitere Mitarbeiter und Betreuer mit eigenen Konten und passenden Rechten einbinden. Umfang und zusätzliche Kosten richten sich nach dem gebuchten Tarif. Das eigenständige eBO-Postfach ist davon getrennt.
Anmelden. Postfach öffnen. Nachrichten lesen.
Öffnen Sie die eBO-Anmeldung und melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Über „Passwort vergessen?“ können Sie bei Bedarf ein neues Passwort festlegen.
Die Anmeldung bei der Justiz ist für Einrichtung und Identifizierung vorgesehen. Für den täglichen Abruf verwenden Sie die MANDREO-eBO-Anmeldung.
Zum bestehenden Postfach →Noch kein eigenständiges Postfach bei MANDREO?
Wählen Sie „Neues eBO-Postfach buchen“. Sie bestätigen zuerst Ihre E-Mail-Adresse und prüfen anschließend Angebot, Inhaberdaten und Bedingungen. Erst der verbindliche Abschluss löst die Buchung aus. Danach folgen Identifizierung, Zertifikat und Aktivierung. Nachrichten können Sie nach bestätigter Betriebsbereitschaft senden und empfangen.
eBO in der MANDREO-Betreuersoftware
Für das eigenständige Portal benötigen Sie einen aktuellen Browser und eine Internetverbindung – am Computer, Tablet oder Smartphone. Eine zusätzliche Anmeldung bei einem technischen Dienstleister oder eine Desktopinstallation ist für diesen Ablauf nicht erforderlich.